Guest-Flow
Guida rapida
Vai direttamente a ciò di cui hai bisogno — o leggi in ordine. Il tutto richiede circa 5 minuti.
Crea la tua prima prenotazione
Aggiungi un ospite in meno di un minuto — proprietà, date, nome, e-mail.
Rilassati — pensiamo a tutto noi
Promemoria automatici via WhatsApp, SMS ed e-mail nella lingua dell'ospite.
Il tuo ospite si registra online
Gli ospiti compilano il modulo di registrazione spagnolo dal telefono.
Monitora tutto dalla tua dashboard
Visualizza prenotazioni in tempo reale, stato della registrazione e invii.
Configura le tue proprietà
Aggiungi una sola volta i dettagli della proprietà, i codici di accesso e il regolamento interno.
Aspetti da considerare per gli ospiti
Regio Decreto 933/2021 + testo pronto da copiare per la tua conferma di prenotazione.
Guida digitale per l'ospite
Pacchetto di arrivo personalizzato con Wi-Fi, indicazioni e consigli locali.
Presto disponibileGuadagna di più con gli extra opzionali
Vendi transfer, check-in anticipato ed extra al momento della prenotazione.
Presto disponibileCrea la tua prima prenotazione
Clicca su «Crea prenotazione» dalla tua dashboard. Inserisci i dati del tuo ospite — proprietà, date, nome, telefono ed e-mail. Richiede meno di un minuto.
Usa l'opzione Soggiorno condiviso quando un gruppo di ospiti arriva in momenti diversi per la stessa villa. Ad esempio, due amici che affittano la stessa proprietà — uno arriva lunedì, l'altro mercoledì, entrambi partono sabato. Attiva il Soggiorno condiviso sulla seconda prenotazione e Guest-Flow consentirà la sovrapposizione delle date senza bloccare il calendario. Ogni ospite riceve il proprio link di registrazione, i propri messaggi WhatsApp e una propria voce nei tuoi registri di conformità.
Crear Reserva
Rilassati — pensiamo a tutto noi
Una volta salvata la prenotazione, Villa Check In prende il controllo. Il nostro motore di automazione contatta il tuo ospite via WhatsApp, SMS ed e-mail — nella sua lingua — con promemoria sempre più urgenti man mano che si avvicina la data di arrivo. Nessun follow-up manuale necessario.
Prenotazione creata
E-mail di benvenuto
Il tuo ospite riceve un'e-mail di benvenuto con i dettagli della prenotazione e il link di registrazione entro pochi minuti dalla creazione della prenotazione.
14 giorni prima dell'arrivo
Primo promemoria via e-mail
Se l'ospite non si è ancora registrato, alle 09:00 viene inviato un promemoria via e-mail con il link di registrazione. Vengono contattati solo gli ospiti non registrati.
7 giorni prima dell'arrivo
Promemoria WhatsApp + promemoria via e-mail
Un messaggio WhatsApp cordiale nella lingua dell'ospite con il suo link di registrazione personale, più un'e-mail di sollecito. Se WhatsApp non viene recapitato entro 5 minuti, viene inviato automaticamente un SMS.
3 giorni prima dell'arrivo
Promemoria WhatsApp urgente
Un promemoria WhatsApp più urgente per gli ospiti che ancora non si sono registrati. Il tono diventa più deciso — vengono contattati solo gli ospiti non registrati.
2 giorni prima dell'arrivo
Ultimo promemoria via e-mail
Un ultimo promemoria via e-mail per gli ospiti non registrati. Tra i solleciti via e-mail e i promemoria WhatsApp, a questo punto il tuo ospite è stato contattato su più canali.
1 giorno prima dell'arrivo
WhatsApp finale + dettagli di accesso
Gli ospiti non registrati ricevono un ultimo WhatsApp dal tono critico. Gli ospiti registrati ricevono i dettagli di accesso alla proprietà — istruzioni per il check-in, credenziali WiFi e codici delle porte — via e-mail, seguiti da WhatsApp 30 minuti dopo.
48 ore prima dell'arrivo — ancora non registrato
Chiamiamo direttamente il tuo ospite
Se un ospite non risponde a nessun messaggio o non si è ancora registrato 48 ore prima dell'arrivo, il nostro team lo chiama personalmente per guidarlo nella registrazione. Non ci arrendiamo — garantiamo che il tuo ospite sia registrato prima del suo arrivo.
L'ospite completa la registrazione
E-mail di conferma
Nel momento in cui tutti gli ospiti completano la registrazione, viene inviata automaticamente un'e-mail di conferma. Se si registrano prima del giorno dell'arrivo, i dettagli di accesso vengono messi in coda e inviati alle 09:00 il giorno prima del check-in.
Aggiungi la prenotazione e rilassati. Villa Check In si occupa del lavoro più impegnativo — dai messaggi automatici via e-mail, WhatsApp e SMS fino a una telefonata personale se necessario. Con un tasso di successo del 99,99% (cioè 1 prenotazione problematica su 1.000), garantiamo che i tuoi ospiti siano registrati, ogni volta. Punto.
Il tuo ospite si registra online
Il tuo ospite clicca sul link e inserisce i suoi dati — informazioni del passaporto o del documento d'identità per tutti i viaggiatori del gruppo. È ottimizzato per i dispositivi mobili e disponibile in più lingue. Ecco esattamente cosa vede:
VILLA SOL
Monitora tutto dalla tua dashboard
Visualizza tutte le tue prenotazioni a colpo d'occhio. Monitora lo stato della registrazione, il numero di ospiti e gli arrivi imminenti. Verde significa registrato, rosso significa ancora in attesa — saprai sempre a che punto sei.
Le tue prenotazioni
Gestisci le prenotazioni degli ospiti.
| Huésped | Propiedad | Fechas | Estado | Huéspedes | Registrado |
|---|---|---|---|---|---|
| María García | Villa Luar Playa Blanca | 20/06 → 27/06 | Checked In | 6 / 6 | Registrado |
| James Wilson | Villa Luar Playa Blanca | 28/06 → 05/07 | Confirmado | 0 / 4 | Sin registrar |
| Sarah Johnson | Villa Luar Playa Blanca | 06/07 → 13/07 | Confirmado | 3 / 3 | Registrado |
| Klaus Müller | Villa Luar Playa Blanca | 14/07 → 28/07 | Confirmado | 2 / 5 | Sin registrar |
Configura le tue proprietà
Aggiungi una sola volta i dettagli della tua proprietà e Guest-Flow li usa ovunque — dalle comunicazioni con gli ospiti alla guida digitale per l'ospite. Foto, WiFi, codici di check-in, servizi e altro ancora si trovano tutti qui.
Foto
Carica una galleria e imposta una foto di copertina. Appaiono nella guida per l'ospite e nelle comunicazioni.
Posizione
Indirizzo completo, link a Google Maps e indicazioni di arrivo — toccabili su qualsiasi dispositivo.
Servizi
Piscina, parcheggio, aria condizionata, animali ammessi — seleziona ciò che si applica. Mostrato nella guida per l'ospite.
Informazioni di accesso
Codice della cassetta delle chiavi, codice del cancello, dettagli dell'allarme e orari di check-in/out — sincronizzati dal portale Villa Check In.
WiFi
Nome della rete, password e velocità. Gli ospiti ricevono un codice QR scansionabile nella loro guida.
Regolamento interno
Ore di silenzio, regole della piscina, istruzioni per il check-out — chiari e comunicati in anticipo.
Aspetti da considerare per gli ospiti
In base al Regio Decreto 933/2021 spagnolo, ogni nuova prenotazione deve essere trasmessa a SES Hospedajes — il registro nazionale del Ministero dell'Interno — non appena ricevuta. Guest-Flow gestisce automaticamente questa trasmissione per te. Ma ti consigliamo vivamente di avvisare i tuoi ospiti affinché la richiesta di registrazione non arrivi all'improvviso.
Perché menzionarlo?
Gli ospiti a volte si allarmano quando un mittente sconosciuto chiede i dati del passaporto. Una breve riga nella tua conferma di prenotazione spiega la legge, anticipa l'e-mail o il WhatsApp in arrivo e trasforma una potenziale richiesta di assistenza in un check-in senza intoppi.
100% conforme al GDPR
I dati degli ospiti vengono trasmessi solo alle autorità spagnole tramite l'API ufficiale SES Hospedajes. Non vengono mai condivisi con terzi, mai utilizzati per il marketing e conservati solo per il periodo richiesto dalla legge.
Testo suggerito per la tua conferma di prenotazione
Copia il blocco qui sotto nella tua e-mail di conferma della prenotazione, nel messaggio WhatsApp o nel modello dell'OTA — modifica tutto ciò che non si adatta alla tua situazione.
Per obbligo di legge, i dati del passaporto e altre informazioni di TUTTI gli ospiti (bambini inclusi) devono essere trasmessi alle autorità spagnole prima di prendere alloggio in una casa vacanze. La procedura è esattamente la stessa del check-in in hotel. Fai attenzione a un'e-mail, un messaggio WhatsApp o un SMS da [email protected]. Conterrà un link per registrare tutte le persone del tuo gruppo. Questo link può essere inoltrato agli altri ospiti per il completamento. Una volta registrati tutti, Villa Check In ti invierà i dettagli di accesso alla proprietà il giorno prima della partenza. Non preoccuparti — Villa Check In è conforme al 100% a tutte le leggi sulla protezione dei dati GDPR e non condividerà mai i tuoi dati con nessuno, tranne le autorità spagnole.
Guida digitale per l'ospite
Ogni prenotazione riceverà automaticamente una guida per l'ospite personalizzata e ottimizzata per i dispositivi mobili — ricca di tutto ciò che i tuoi ospiti necessitano per un soggiorno perfetto. WiFi, codici di check-in, consigli locali, regolamento interno, upsell e altro ancora.
Dettagli del check-in
Codici della cassetta delle chiavi, codici del cancello, dettagli dell'allarme, indicazioni con link a Google Maps — tutto copiabile con un tocco.
Codice QR del WiFi
Nome della rete, password e un codice QR scansionabile — gli ospiti si connettono con la fotocamera in un tocco.
Meteo locale
Meteo locale in tempo reale e previsioni a 7 giorni direttamente nella guida.
Consigli locali
I tuoi ristoranti, spiagge e percorsi selezionati — ciascuno con indicazioni e descrizione.
Guadagna di più con gli extra opzionali
Trasforma ogni prenotazione in un'opportunità di guadagno. Offri servizi come check-in anticipato, check-out posticipato, transfer aeroportuali o qualsiasi cosa desideri — i tuoi ospiti li richiedono con un tocco direttamente dalla loro guida per l'ospite.
Check-in anticipato
Consenti agli ospiti di arrivare dalle 10:00 invece che dalle 15:00. Disponibilità intelligente — nascosta automaticamente quando prenotazioni consecutive lo rendono impossibile.
Check-out posticipato
Gli ospiti restano fino alle 18:00 invece che alle 11:00. Anch'esso nascosto automaticamente quando la prenotazione successiva arriva lo stesso giorno.
Transfer aeroportuale
Gli ospiti inseriscono il numero del volo, l'aeroporto e l'orario di arrivo. Ricevi tutti i dettagli e confermi con un clic.
Pronto a iniziare?
Contatta il nostro team e configureremo la tua proprietà in Guest-Flow lo stesso giorno.