Guest-Flow
Snelstartgids
Ga direct naar wat u nodig heeft — of lees op volgorde. Het geheel duurt ongeveer 5 minuten.
Maak uw eerste boeking
Voeg een gast toe in minder dan een minuut — woning, data, naam, e-mail.
Leun achterover — wij regelen de rest
Geautomatiseerde herinneringen via WhatsApp, sms en e-mail in de taal van de gast.
Uw gast registreert zich online
Gasten vullen het Spaanse registratieformulier in op hun telefoon.
Volg alles vanaf uw dashboard
Bekijk live boekingen, registratiestatus en indieningen.
Stel uw woningen in
Voeg eenmalig woningdetails, toegangscodes en huisregels toe.
Aandachtspunten voor gasten
Koninklijk Besluit 933/2021 + kant-en-klare tekst voor uw boekingsbevestiging.
Digitale gastengids
Gepersonaliseerd aankomstpakket met wifi, routebeschrijving en lokale tips.
Binnenkort beschikbaarVerdien meer met optionele extra's
Verkoop transfers, vroege check-in en extra's op het moment van boeken.
Binnenkort beschikbaarMaak uw eerste boeking
Klik op 'Boeking aanmaken' vanaf uw dashboard. Vul de gegevens van uw gast in — woning, data, naam, telefoon en e-mail. Het duurt minder dan een minuut.
Gebruik de optie Gedeeld verblijf wanneer een groep gasten op verschillende momenten aankomt voor dezelfde villa. Bijvoorbeeld twee vrienden die dezelfde woning huren — de een arriveert maandag, de ander woensdag, beiden vertrekken zaterdag. Schakel Gedeeld verblijf in op de tweede boeking en Guest-Flow staat de overlappende data toe zonder de kalender te blokkeren. Elke gast krijgt zijn eigen registratielink, eigen WhatsApp-berichten en een eigen vermelding in uw nalevingsdossier.
Crear Reserva
Leun achterover — wij regelen de rest
Zodra uw boeking is opgeslagen, neemt Villa Check In het over. Onze automatiseringsengine contacteert uw gast via WhatsApp, sms en e-mail — in zijn eigen taal — met herinneringen die steeds dringender worden naarmate de aankomstdatum nadert. Geen handmatige opvolging nodig.
Boeking aangemaakt
Welkomstmail
Uw gast ontvangt binnen enkele minuten na het aanmaken van de boeking een welkomstmail met de boekingsgegevens en registratielink.
14 dagen vóór aankomst
Eerste e-mailherinnering
Als de gast zich nog niet heeft geregistreerd, wordt om 09:00 uur een e-mailherinnering met de registratielink verstuurd. Alleen niet-geregistreerde gasten worden gecontacteerd.
7 dagen vóór aankomst
WhatsApp-herinnering + e-mailherinnering
Een vriendelijk WhatsApp-bericht in de taal van de gast met de persoonlijke registratielink, plus een opvolgende e-mail. Als WhatsApp niet binnen 5 minuten wordt afgeleverd, wordt automatisch een sms verstuurd.
3 dagen vóór aankomst
Dringende WhatsApp-herinnering
Een dringendere WhatsApp-herinnering voor gasten die zich nog steeds niet hebben geregistreerd. De toon wordt directer — alleen niet-geregistreerde gasten worden gecontacteerd.
2 dagen vóór aankomst
Laatste e-mailherinnering
Een laatste e-mailherinnering voor niet-geregistreerde gasten. Tussen de e-mailopvolgingen en WhatsApp-herinneringen door is uw gast op dit punt via meerdere kanalen gecontacteerd.
1 dag vóór aankomst
Laatste WhatsApp + toegangsgegevens
Niet-geregistreerde gasten krijgen een laatste WhatsApp met kritische toon. Geregistreerde gasten ontvangen hun toegangsgegevens — incheckinstructies, wifigegevens en deurcodes — per e-mail, 30 minuten later gevolgd door WhatsApp.
48 uur vóór aankomst — nog steeds niet geregistreerd
Wij bellen uw gast rechtstreeks
Als een gast op geen enkel bericht reageert of zich 48 uur vóór aankomst nog niet heeft geregistreerd, belt ons team hem persoonlijk om hem door de registratie te begeleiden. Wij geven niet op — wij garanderen dat uw gast vóór aankomst is geregistreerd.
Gast voltooit registratie
Bevestigingsmail
Zodra alle gasten hun registratie hebben voltooid, wordt automatisch een bevestigingsmail verstuurd. Als zij zich vóór de aankomstdag registreren, worden de toegangsgegevens in de wachtrij gezet en om 09:00 uur de dag vóór het inchecken verstuurd.
Voeg de boeking toe en ontspan. Villa Check In doet het zware werk — van geautomatiseerde berichten via e-mail, WhatsApp en sms tot een persoonlijk telefoontje indien nodig. Met een slagingspercentage van 99,99% (dat is 1 probleemboeking op 1.000) garanderen wij dat uw gasten elke keer geregistreerd zijn. Punt uit.
Uw gast registreert zich online
Uw gast klikt op de link en vult zijn gegevens in — paspoort- of identiteitsgegevens voor alle reizigers in de groep. Het is mobielvriendelijk en beschikbaar in meerdere talen. Dit is precies wat zij zien:
VILLA SOL
Volg alles vanaf uw dashboard
Bekijk al uw boekingen in één oogopslag. Volg de registratiestatus, het aantal gasten en aankomende aankomsten. Groen betekent geregistreerd, rood betekent nog in afwachting — u weet altijd hoe het ervoor staat.
Uw boekingen
Beheer gastreserveringen.
| Huésped | Propiedad | Fechas | Estado | Huéspedes | Registrado |
|---|---|---|---|---|---|
| María García | Villa Luar Playa Blanca | 20/06 → 27/06 | Checked In | 6 / 6 | Registrado |
| James Wilson | Villa Luar Playa Blanca | 28/06 → 05/07 | Confirmado | 0 / 4 | Sin registrar |
| Sarah Johnson | Villa Luar Playa Blanca | 06/07 → 13/07 | Confirmado | 3 / 3 | Registrado |
| Klaus Müller | Villa Luar Playa Blanca | 14/07 → 28/07 | Confirmado | 2 / 5 | Sin registrar |
Stel uw woningen in
Voeg uw woningdetails eenmalig toe en Guest-Flow gebruikt ze overal — van gastcommunicatie tot de digitale gastengids. Foto's, wifi, incheckcodes, voorzieningen en meer staan allemaal hier.
Foto's
Upload een galerij en stel een omslagfoto in. Deze verschijnen in de gastengids en communicatie.
Locatie
Volledig adres, Google Maps-link en aankomstroute — aanklikbaar op elk apparaat.
Voorzieningen
Zwembad, parkeerplaats, airconditioning, huisdiervriendelijk — vink aan wat van toepassing is. Wordt getoond in de gastengids.
Toegangsinformatie
Sleutelboxcode, hekcode, alarmdetails en in-/uitchecktijden — gesynchroniseerd vanuit het Villa Check In-portaal.
Wifi
Netwerknaam, wachtwoord en snelheid. Gasten krijgen een scanbare QR-code in hun gids.
Huisregels
Stiltetijden, zwembadregels, uitcheckinstructies — duidelijk en vooraf vermeld.
Aandachtspunten voor gasten
Volgens het Spaanse Koninklijk Besluit 933/2021 moet elke nieuwe boeking worden doorgegeven aan SES Hospedajes — het nationale register van het ministerie van Binnenlandse Zaken — zodra deze is ontvangen. Guest-Flow regelt die overdracht automatisch voor u. Maar wij raden u sterk aan uw gasten vooraf te informeren zodat het registratieverzoek niet onverwacht binnenkomt.
Waarom vermelden?
Gasten raken soms in paniek wanneer een onbekende afzender om paspoortgegevens vraagt. Eén korte zin in uw boekingsbevestiging legt de wet uit, kondigt de komende e-mail of WhatsApp aan en verandert een mogelijke supportvraag in een soepele check-in.
100% AVG-conform
Gastgegevens gaan alleen naar de Spaanse autoriteiten via de officiële SES Hospedajes-API. Ze worden nooit gedeeld met derden, nooit gebruikt voor marketing en alleen bewaard gedurende de wettelijk vereiste periode.
Voorgestelde tekst voor uw boekingsbevestiging
Kopieer het onderstaande blok in uw eigen boekingsbevestigingsmail, WhatsApp-bericht of OTA-sjabloon — pas alles aan wat niet bij uw situatie past.
Als wettelijke verplichting moeten de paspoortgegevens en andere gegevens van ALLE gasten (inclusief kinderen) bij de autoriteiten in Spanje worden ingediend voordat zij hun intrek nemen in een vakantiewoning. Het proces is precies hetzelfde als de incheckservice bij een hotel. Houd een e-mail, WhatsApp- of sms-bericht van [email protected] in de gaten. Daarin staat een link waarmee u iedereen in uw gezelschap kunt registreren. Deze link kan naar andere gasten worden doorgestuurd om in te vullen. Zodra iedereen is geregistreerd, stuurt Villa Check In u de toegangsgegevens voor de woning de dag voordat u vertrekt. Maak u geen zorgen — Villa Check In voldoet 100% aan alle AVG-wetgeving voor gegevensbescherming en deelt uw gegevens nooit met iemand anders dan de Spaanse autoriteiten.
Digitale gastengids
Elke boeking krijgt automatisch een gepersonaliseerde, mobielvriendelijke gastengids — boordevol alles wat uw gasten nodig hebben voor een perfect verblijf. Wifi, incheckcodes, lokale aanbevelingen, huisregels, upsells en meer.
Incheckdetails
Sleutelboxcodes, hekcodes, alarmdetails, routebeschrijving met Google Maps-link — allemaal met één tik te kopiëren.
Wifi-QR-code
Netwerknaam, wachtwoord en een scanbare QR-code — gasten verbinden met hun camera in één tik.
Lokaal weer
Lokaal weer in realtime en een 7-daagse voorspelling direct in de gids.
Lokale aanbevelingen
Uw geselecteerde restaurants, stranden en wandelingen — elk met routebeschrijving en beschrijving.
Verdien meer met optionele extra's
Maak van elke boeking een verdienkans. Bied diensten aan zoals vroege check-in, late check-out, luchthaventransfers of wat u maar wilt — uw gasten vragen ze met één tik rechtstreeks vanuit hun gastengids aan.
Vroege check-in
Laat gasten al om 10:00 in plaats van 15:00 uur aankomen. Slimme beschikbaarheid — automatisch verborgen wanneer opeenvolgende boekingen het onmogelijk maken.
Late check-out
Gasten blijven tot 18:00 in plaats van 11:00 uur. Wordt ook automatisch verborgen wanneer de volgende boeking dezelfde dag aankomt.
Luchthaventransfer
Gasten voeren hun vluchtnummer, luchthaven en aankomsttijd in. U ontvangt alle details en bevestigt met één klik.
Klaar om te beginnen?
Neem contact op met ons team en wij stellen uw woning dezelfde dag nog in Guest-Flow in.