Guest-Flow
Guide de démarrage rapide
Allez directement à ce dont vous avez besoin — ou lisez dans l'ordre. L'ensemble prend environ 5 minutes.
Créez votre première réservation
Ajoutez un voyageur en moins d'une minute — logement, dates, nom, e-mail.
Détendez-vous — nous gérons le reste
Rappels automatisés par WhatsApp, SMS et e-mail dans la langue du voyageur.
Votre voyageur s'enregistre en ligne
Les voyageurs remplissent le formulaire d'enregistrement espagnol sur leur téléphone.
Suivez tout depuis votre tableau de bord
Consultez les réservations en direct, le statut d'enregistrement et les soumissions.
Configurez vos logements
Ajoutez une seule fois les détails du logement, les codes d'accès et le règlement intérieur.
Points d'attention pour les voyageurs
Décret royal 933/2021 + texte prêt à copier pour votre confirmation de réservation.
Guide numérique du voyageur
Pack d'arrivée personnalisé avec Wi-Fi, itinéraire et conseils locaux.
Bientôt disponibleGagnez plus avec des extras optionnels
Vendez des transferts, une arrivée anticipée et des extras au moment de la réservation.
Bientôt disponibleCréez votre première réservation
Cliquez sur « Créer une réservation » depuis votre tableau de bord. Renseignez les détails de votre voyageur — logement, dates, nom, téléphone et e-mail. Cela prend moins d'une minute.
Utilisez l'option Séjour partagé lorsqu'un groupe de voyageurs arrive à des moments différents pour la même villa. Par exemple, deux amis louant le même logement — l'un arrivant lundi, l'autre mercredi, tous deux repartant samedi. Activez le Séjour partagé sur la seconde réservation et Guest-Flow autorisera le chevauchement des dates sans bloquer le calendrier. Chaque voyageur obtient son propre lien d'enregistrement, ses propres messages WhatsApp et sa propre entrée dans vos registres de conformité.
Crear Reserva
Détendez-vous — nous gérons le reste
Une fois votre réservation enregistrée, Villa Check In prend le relais. Notre moteur d'automatisation contacte votre voyageur par WhatsApp, SMS et e-mail — dans sa propre langue — avec des rappels de plus en plus urgents à mesure que la date d'arrivée approche. Aucun suivi manuel nécessaire.
Réservation créée
E-mail de bienvenue
Votre voyageur reçoit un e-mail de bienvenue avec les détails de sa réservation et son lien d'enregistrement dans les minutes suivant la création de la réservation.
14 jours avant l'arrivée
Premier rappel par e-mail
Si le voyageur ne s'est pas encore enregistré, un rappel par e-mail est envoyé à 09h00 avec son lien d'enregistrement. Seuls les voyageurs non enregistrés sont contactés.
7 jours avant l'arrivée
Rappel WhatsApp + rappel par e-mail
Un message WhatsApp convivial dans la langue du voyageur avec son lien d'enregistrement personnel, plus un e-mail de relance. Si WhatsApp n'est pas distribué dans les 5 minutes, un SMS est envoyé automatiquement.
3 jours avant l'arrivée
Rappel WhatsApp urgent
Un rappel WhatsApp plus urgent pour les voyageurs qui ne se sont toujours pas enregistrés. Le ton s'intensifie — seuls les voyageurs non enregistrés sont contactés.
2 jours avant l'arrivée
Dernier rappel par e-mail
Un dernier rappel par e-mail pour les voyageurs non enregistrés. Entre les relances par e-mail et les rappels WhatsApp, votre voyageur a été contacté sur plusieurs canaux à ce stade.
1 jour avant l'arrivée
WhatsApp final + informations d'accès
Les voyageurs non enregistrés reçoivent un dernier WhatsApp au ton critique. Les voyageurs enregistrés reçoivent les informations d'accès au logement — instructions d'arrivée, identifiants WiFi et codes de porte — par e-mail, suivis d'un WhatsApp 30 minutes plus tard.
48 heures avant l'arrivée — toujours pas enregistré
Nous appelons votre voyageur directement
Si un voyageur ne répond à aucun message ou ne s'est toujours pas enregistré 48 heures avant l'arrivée, notre équipe l'appelle personnellement pour l'accompagner dans son enregistrement. Nous n'abandonnons pas — nous garantissons que votre voyageur est enregistré avant son arrivée.
Le voyageur termine son enregistrement
E-mail de confirmation
Dès que tous les voyageurs ont terminé leur enregistrement, un e-mail de confirmation est envoyé automatiquement. S'ils s'enregistrent avant le jour de l'arrivée, les informations d'accès sont mises en file d'attente et envoyées à 09h00 la veille de l'arrivée.
Ajoutez la réservation et détendez-vous. Villa Check In se charge du gros du travail — des messages automatisés par e-mail, WhatsApp et SMS jusqu'à un appel téléphonique personnel si nécessaire. Avec un taux de réussite de 99,99 % (soit 1 réservation problématique sur 1 000), nous garantissons que vos voyageurs sont enregistrés, à chaque fois. Point final.
Votre voyageur s'enregistre en ligne
Votre voyageur clique sur le lien et renseigne ses informations — données de passeport ou de pièce d'identité pour tous les voyageurs du groupe. C'est adapté aux mobiles et disponible en plusieurs langues. Voici exactement ce qu'il voit :
VILLA SOL
Suivez tout depuis votre tableau de bord
Visualisez toutes vos réservations en un coup d'œil. Suivez le statut d'enregistrement, le nombre de voyageurs et les arrivées à venir. Vert signifie enregistré, rouge signifie en attente — vous saurez toujours où vous en êtes.
Vos réservations
Gérez les réservations des voyageurs.
| Huésped | Propiedad | Fechas | Estado | Huéspedes | Registrado |
|---|---|---|---|---|---|
| María García | Villa Luar Playa Blanca | 20/06 → 27/06 | Checked In | 6 / 6 | Registrado |
| James Wilson | Villa Luar Playa Blanca | 28/06 → 05/07 | Confirmado | 0 / 4 | Sin registrar |
| Sarah Johnson | Villa Luar Playa Blanca | 06/07 → 13/07 | Confirmado | 3 / 3 | Registrado |
| Klaus Müller | Villa Luar Playa Blanca | 14/07 → 28/07 | Confirmado | 2 / 5 | Sin registrar |
Configurez vos logements
Ajoutez une seule fois les détails de votre logement et Guest-Flow les utilise partout — des communications avec les voyageurs au guide numérique du voyageur. Photos, WiFi, codes d'arrivée, équipements et bien plus encore sont regroupés ici.
Photos
Téléversez une galerie et définissez une photo de couverture. Elles apparaissent dans le guide du voyageur et les communications.
Emplacement
Adresse complète, lien Google Maps et itinéraire d'arrivée — cliquables sur tout appareil.
Équipements
Piscine, parking, climatisation, animaux acceptés — cochez ce qui s'applique. Affiché dans le guide du voyageur.
Informations d'accès
Code de la boîte à clés, code du portail, détails de l'alarme et horaires d'arrivée/départ — synchronisés depuis le portail Villa Check In.
WiFi
Nom du réseau, mot de passe et débit. Les voyageurs obtiennent un QR code scannable dans leur guide.
Règlement intérieur
Heures de silence, règles de la piscine, instructions de départ — clairs et annoncés avant l'arrivée.
Points d'attention pour les voyageurs
En vertu du Décret royal 933/2021 espagnol, chaque nouvelle réservation doit être transmise à SES Hospedajes — le registre national du ministère de l'Intérieur — dès sa réception. Guest-Flow gère cette transmission automatiquement pour vous. Mais nous vous recommandons vivement de prévenir vos voyageurs afin que la demande d'enregistrement n'arrive pas à l'improviste.
Pourquoi le mentionner ?
Les voyageurs paniquent parfois lorsqu'un expéditeur inconnu demande des données de passeport. Une courte phrase dans votre confirmation de réservation explique la loi, annonce l'e-mail ou le WhatsApp à venir et transforme une éventuelle demande d'assistance en une arrivée fluide.
100 % conforme au RGPD
Les données des voyageurs ne sont transmises qu'aux autorités espagnoles via l'API officielle SES Hospedajes. Elles ne sont jamais partagées avec des tiers, jamais utilisées à des fins de marketing, et conservées uniquement pendant la période légalement requise.
Texte suggéré pour votre confirmation de réservation
Copiez le bloc ci-dessous dans votre propre e-mail de confirmation de réservation, message WhatsApp ou modèle d'OTA — modifiez tout ce qui ne convient pas à votre situation.
Conformément à une obligation légale, les données de passeport et autres informations de TOUS les voyageurs (y compris les enfants) doivent être transmises aux autorités espagnoles avant l'entrée dans un logement de vacances. Le processus est exactement le même que l'enregistrement à la réception d'un hôtel. Surveillez l'arrivée d'un e-mail, d'un message WhatsApp ou d'un SMS de [email protected]. Il contiendra un lien pour enregistrer toutes les personnes de votre groupe. Ce lien peut être transféré aux autres voyageurs pour qu'ils le complètent. Une fois tout le monde enregistré, Villa Check In vous enverra les informations d'accès au logement la veille de votre voyage. Ne vous inquiétez pas — Villa Check In est 100 % conforme à toutes les lois de protection des données RGPD et ne partagera jamais vos informations avec quiconque, hormis les autorités espagnoles.
Guide numérique du voyageur
Chaque réservation recevra automatiquement un guide du voyageur personnalisé et adapté aux mobiles — rempli de tout ce dont vos voyageurs ont besoin pour un séjour parfait. WiFi, codes d'arrivée, recommandations locales, règlement intérieur, ventes additionnelles et bien plus.
Détails d'arrivée
Codes de boîte à clés, codes de portail, détails d'alarme, itinéraire avec lien Google Maps — tout se copie d'un geste.
QR code WiFi
Nom du réseau, mot de passe et QR code scannable — les voyageurs se connectent avec leur appareil photo en un geste.
Météo locale
Météo locale en temps réel et prévisions à 7 jours directement dans le guide.
Recommandations locales
Vos restaurants, plages et randonnées sélectionnés — chacun avec itinéraire et description.
Gagnez plus avec des extras optionnels
Transformez chaque réservation en opportunité de revenus. Proposez des services comme l'arrivée anticipée, le départ tardif, les transferts aéroport ou tout ce que vous souhaitez — vos voyageurs les demandent d'un seul geste directement depuis leur guide du voyageur.
Arrivée anticipée
Permettez aux voyageurs d'arriver dès 10h00 au lieu de 15h00. Disponibilité intelligente — masquée automatiquement lorsque des réservations consécutives la rendent impossible.
Départ tardif
Les voyageurs restent jusqu'à 18h00 au lieu de 11h00. Également masqué automatiquement lorsque la réservation suivante arrive le même jour.
Transfert aéroport
Les voyageurs saisissent leur numéro de vol, l'aéroport et l'heure d'arrivée. Vous recevez tous les détails et confirmez d'un seul clic.
Prêt à commencer ?
Contactez notre équipe et nous configurerons votre logement dans Guest-Flow le jour même.